Haber, que excel es dio , hace mucho que no lo uso y seguro que hay una forma de hacerlo o mejor.
Primero esa lista que importas de otro programa , la importas varias veces es decir una vez a la semana o dos , o simplemente la obtienes una vez y listo .
si es el primer caso la cosa se complica un poco .
obtienes la lista y con filtros puedes hacer algo similar a lo que quieres pero no juntando.
para juntar en un solo registro la cosa se complica , tendrías que usar funciones y al menos tener un numero limitados de grupos es decir hay como maximo 5 o 6 grupos o 10 grupos posibles pero fijos. tambien sera necesario que controles posicion de celdas y celdas relativas.
vas a necesitar funciones de buscar y sus variantes , coindicir , y la funcion SI eso asi para empezar , vamos a buscar coincidencias en ese taso grupos y en caso afirmativo vamos a copiar a una celda adyacente , sera la celda adyacente la que tenga la formula.