Sino recuerdo mal, ubuntu usa o usaba thunderbird por defecto, y este mismo lleva herramientas para importar correos de outlook, es mas creo que al finalizar la instalación de ubuntu te pregunta si deseas importar datos de algun otro sistema operativo que este en el disco duro.
Puedes hacer la prueba con un live cd y ver que tal importa thunderbird tus datos. Es mas tienes thunderbird disponible para windows, puedes hacer la prueba ahí.
Respecto a la red, pues depende como tengas montada la red... si solo tiras de dhcp (asignación automatica de ip) pues no tendras que apuntar nada, si tienes alguna otra configuración, pues a apuntar ip, puerta de enlace, dns..., de todas maneras estos datos es mucho mas sencillo configurarlo en ubuntu que en winxp. El propio gestor de red de ubuntu te permite modificar todos estos datos de manera sencilla no como xp (ni windows recientes.. que me siento estupido cada vez que quiero desactivar dhcp y configurar mano los datos)
Sobre documentos de word y demas, me imagino que pasareis a usar libreoffice, mira que tal se visualizan para ver sino hace ninguna cosa rara con el formato de word.