Buenas,
Cuando dices "suele estar ocupado por otra persona" no sé si te refieres a que otro usuario está usando el escritorio remoto o a que un usuario está usando el iMac porque es su equipo de trabajo. En cualquier caso hay otras maneras para que puedan acceder más de un único usuario a la vez. O bien haces como te ha dicho RC9 y compartís carpetas, o bien te conectas por ssh y usas el comando scp para copiarte a tu máquina lo que necesites.
Igualmente, os recomiendo que os planteeis en tu empresa la posibilidad de usar un NAS pequeñito (si la economía y el que tiene que soltar el dinero os lo permite), donde también os podéis conectar todos, y donde podáis hacer una copia de seguridad de los datos , vaya que un día el iMac se estropee y de repente no tengáis nada.