Newton escribió:Madoc escribió:Newton escribió:Gracias por la información, mediante "autoarchivar" puedo conseguir un .pst
archive.pst bastante voluminoso.
Me gustaría saber si realmente se puede dividir el pst origen en varios psts, por ejemplo de manera anual.
No tengo claro si para ello debería de jugar con la opción de "autoarchivar".
¿Alguien sabe cómo partiendo de un fichero
outlook.pst que contiene correo de varias cuentas y varios años se puede separar en distintos ficheros .pst ya sea por dirección de correo o por fecha de los correos? Seguramente sea una pregunta obvia, pero no estoy demasiado familiarizado con Microsoft Outlook.
Saludos
Simplemente con Outlook detenido -sin arrancarlo- cambia el nombre del PST que necesites recortar y, cuando arranques Outlook, te generará un nuevo PST con el nombre que le diste al mismo en la configuración de Outlook.
Obviamente puedes autoarchivar -con las reglas que desees- y una vez archivado, salir de Outlook, cambiar el nombre del archivo PST, arrancar de nuevo Outlook, autoarchivar con otras reglas, si cabe, y repetir el proceso por ejemplo, y así archivar por años, por temas, etc...
Entiendo la metodología que propones:
1) Cambiar nombre -> vendría a ser un backup del actual [aprox 15 GB] (cambiado.pst)
2) Arrancar Outlook genera un pst nuevo con el nombre de la configuración que tenga (outlook.pst) supongo que serían [aprox 15GB]
3) AutoArchivar con reglas, generando distintos .psts por ejemplo, anyo2000.pst ... anyo2017.pst
Duda:
4) ¿No debería de crear un nuevo pst por ejemplo, actual.pst que a fin de año lo archivaría cómo anyo2018.pst?
¿Cómo podría hacer para que actual.pst tuviera únicamente los correos de 2018, agenda, calendario... y no el contenido de outlook.pst; teniendo en cuenta que el resto se encuentra auto archivado?
Un saludo y gracias por la explicación
@Madoc
Mmmmm, a ver, igual he ido muy deprisa... perdón... jeje
Creo que dijiste en algún post anterior que el correo se bajaba directo al PST... De ser así, con autoarchivar conseguirás los "trozos" de información que desees... pues el filtrado será sobre el total de los correos (ten en cuenta que autoarchivar puede definirse para cada carpeta, haciendo clic con el botón derecho sobre cada una de ellas y eligiendo la pestaña de archivado, puedes elegir, incluso, .pst's diferentes para cada carpeta de correo). Cada vez que archives te generará un nuevo .pst con el nombre que le des y, a la vez, eliminará los correos filtrados a ese .pst del .pst principal (outlook.pst).
Es decir, el fichero Outlook.pst cada vez será más pequeño y, además, contendrá un periodo menor de tiempo pues, por ejemplo, el año 2000 ya estará en anyo2000.pst.
Para reducir realmente el tamaño del archivo .pst tendrás que utilizar la opción compactar después de autoarchivar (por ejemplo, en outlook desde configuración de la cuenta - archivo de datos - clic en archivo de datos - configuración - Avanzadas - Activar casilla Usar modo intercambio de caché - clic botón Config. Archivo de datos de Outlook - clic botón compactar.
Una vez compactado puedes desmarcar la casilla intercambio de caché si no lo necesitas y aceptar/aplicar hasta salir). Puedes compactar para cada archivado o al final... dado el tamaño yo iría haciéndolo por cada periodo, al menos, hasta que tengas un tamaño manejable de .pst (unos 3-4 GB, aunque personalmente, no recomiendo ir por encima de 2 GB).
Si lo haces así, el archivo Outlook.pst irá convirtiéndose por sí mismo, mediante archivados, en el archivo .pst del año en curso. En ese momento, tú decides si renombrarlo con el año o dejarlo tal cual y crear el anyo2018 cuando realices el archivado de 2018 -que, personalmente, recomiendo hacer entradito el 2019, al menos unos meses para garantizar que no se quedan correos de esas fechas fuera del mismo-.
Asimismo, autoarchivar puede combinarse con exportar e importar para conseguir la estructura que desees. Es decir, si tienes varios Outlook.pst sin identificar puedes importar todos esos correos -ojo con los duplicados aunque tienes opciones para evitar duplicar datos- y luego ejecutar el archivado según tus nuevos criterios.
Es decir, no importa el fichero .pst actual, lo que importa realmente es la gestión del autoarchivado y el compactado del fichero .pst principal cada vez que se realice un archivado de datos.
Otra cosita que suelo hacer, es cambiar la ruta de los .pst a "Mis Documentos\Outlook" para que las copias de seguridad sean más fáciles de gestionar al no tener que ir a C:\Users\XXXXX\AppData\Local\Microsoft\Outlook\ para que copie estos archivos (únicamente dejo en AppData\..... los archivos .ost, por ejemplo, en casos de servidores Exchange pues contienen el buzón actual y, en cualquier caso, ya existe en la BBDD de correo con lo que, siempre será recuperable).
Espero haberte aclarado mejor el tema... Si no es así, ya sabes! otro mensajito y seguimos!
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