Buenas,
Yo soy recepcionista de hotel y a ver te explico cómo funciona en mi hotel, aunque imagino que es más o menos igual en los demás hoteles del país.
Cuando hagas la reserva te enviarán una confirmación con los datos de la estancia y el huésped principal, la puedes pagar por adelantado si así lo quieres y te enviarán la factura por mail.
Si la persona que lo paga no se va a alojar, le pedirán o almenos deberían hacerlo una autorización conforme se hace cargo de la estancia.
Espero haberte ayudado, si tienes alguna duda más ya sabes.