Programa para empresa

Muy buenas, necesito disponer de una herramienta para una empresa. Os explico un poco por encima.
Tenemos una serie de empleados que se encargan de hacer unos informes sobre distintas empresas que deben inspeccionar.
Los informes que deben rellenar son muy simples, ya que la información que deben reunir es básica. Actualmente están rellenando unos PDFs editables que hemos creado, con los items que deben rellenar. Los cumplimentan y nos los envían por correo electrónico.
Estos informes los hemos almacenado en un Dropbox al que solo tenemos acceso 2 personas y que hemos organizado por carpetas siguiendo una distribución que nos interesaba. Para que os hagáis una idea, tenemos 10 carpetas generales y dentro de cada una hay 5 carpetas distintas. Ahora nos encontramos con la situación de que nos vendría bien crear nuevas carpetas dentro de estas.
Este proceso que al principio era cómodo y sencillo para todos, ahora empieza a convertirse en un pequeño engorro, ya que el volumen de informes que vamos acumulando es enorme y Dropbox u otros servicios similares tipo Drive, no nos proporcionan las funcionalidades que nosotros necesitamos ahora mismo. Ya que no solo necesitamos almacenar los informes, si no acceder a ellos, realizar búsquedas y todo con la mayor fluidez posible.

Total, a dónde quiero llegar? Pues bien, para empezar estamos abiertos a sugerencias, así que cualquier idea es bienvenida.

Nuestra idea es crear una plataforma en internet (una web) a la que tengamos acceso nosotros 2 como administradores y el resto de empleados también tengan acceso pero con un usuario y contraseña que nosotros les proporcionemos (esto es porque la informació que manejamos es confidencial). Una vez que ellos accedan a la web, nos gustaría que lo que ahora rellenan en un PDF, lo rellenen directamente sobre la web, den a Enviar y se almacene como un informe ahí mismo en la web. Que la web sepa dónde debe almacenar ese informe (en qué "carpeta" debería ir para que nos entendamos, según los items que hayan rellenado en el formulario).
También, que ese informe realizado, tengamos la opción de darle a un botón de imprimir y nos salga tal y como salen ahora los PDFs que hacen.
Y luego, que vaya creándose una base de datos sobre los informes que nos envía cada empleado, para poder evaluar su trabajo también.

Evidentemente, no tenemos ni idea de si crear esto es fácil o difícil, el coste de hacerlo, el coste de mantenimiento ni nada parecido. No queremos una web con grandes alardes gráficos, ya que no es algo cara al público. Es únicamente algo interno para una empresa, pero sí que necesitamos que sea algo sencillo e intuitivo de manejar.

Si alguno sabes sobre esto, nos puede orientar, ofrecer sus servicios o se dispone a llevarlo a cabo de forma gratuita, no tenemos problema. Por supuesto, el trabajo realizado sería reconocido por la empresa, en caso de hacerlo de forma gratuíta. Y estamos hablando de una empresa de mucho prestigio en la región en la que trabaja y muy conocida a nivel nacional. Quiero decir, que es un buen "adorno" para poner en un currículum.

Muchas gracias!