Hombre si es para juntar a 12 personas simplemente se hace una pequeña encuesta sobre las horas y los dias más aptos para jugar (para todos) entre los dias y horas más votados se puede variar un poco.
Por ejemplo sep odría marcar los dias como el fin de semana y las horas pues las que salgan más elegidas, mucha gente puede jugar de noche un sábado o un viernes, pero en cambio hay otros que un domingo por la tarde están de coña para jugar.
Sugiero marcar unos dias fijos como podrian ser los fines de semana. SI alguien no puede es algo que hay que asumir, hay apuntadas... casi 100 personas (no he mirado la lista) que falten unos cuantos es normal, hasta algunos se habrá apuntado pero luego no se acordará ni nada. Así que lo que pienso que estaría bien es que marcaseis unos dias prefijados y dentro de esos dias se hacen unas votaciones para que las partidas sean siempre a unas horas concretas, siempre en franjas marcadas, por ejemplo de 16 a 20 de la tarde, de 22 a 2 de la noche, etc... SI se hace así seguro que se consigue reunir a la gente que participe.